由于绝大多数国家的有关当局，如移民局、出入境管理部门、法院、婚姻登记部门、银行、职业资格认定机构、劳动就业机构等只认可经自己国家驻外机构认证过的文书，只办理中国政府的领事认证，不办理文书使用国驻华领事馆、大使馆领事认证，常会导致文书在境外被拒绝接受。
因此，一般情况下，文书应经中国外交部领事司（或外事办公室）和外国领事馆、大使馆双重认证。只有在当事人明确了解文书使用机构只要求对文书办理中方单认证的情况下，才可只办理中国外交部或外事办公室的领事认证，不办理外国领事馆、大使馆领事认证。
中国内地文书送国外使用，只办理外国使、领馆领事认证，不办理中国政府领事认证是不行的。
因为外国驻华领事馆、大使馆不掌握中国国内公证书或商业文书出证机关的签字或印章备案，难以核实文书真伪，所以要求文书必须先经中国外交部领事司或其授权外事办公室认证，而后领事馆、大使馆再确认中国外交部领事司或外事办公室的印章、签字属实。
根据中国司法部有关规定，涉外公证书只能由涉外公证处出具，在证词、格式、用纸等方面都有专门规定，而且必须有译文。普通公证书不能办理领事认证，不能送往国外使用。
此外，对申请办理领事认证的涉外公证书和商业文书，不同的文书使用国驻华使（领）馆在审核时有不同的要求。中国外交部领事司会及时将所掌握的外国领事馆、大使馆的最新要求通报有关文书出证主管机关，提醒其在出具文书时考虑文书使用国的相关要求。
因此，当事人在向有关机关申请出具文书时，应该明确告知文书拟送往使用的国家、使用目的及其他相关信息，以便主管机关准确出证。外国驻华使馆有关具体要求可参考中国外交部网站《外国驻华使馆认证规定、收费一览表》。
