最近收到很多查询有关备存重要控制人登记册的法律定意.为使香港公司注册客户对其法律有更清晰的了解,附上最新的法律通讯作出有关解释。
为了提升法团实益拥有权的透明度，2018年《公司（修订）条例》（于2018年3月1日实施）订明所有根据《公司条例》或《旧有公司条例》成立及注册的公司（上市公司除外）均须（a）识别及确定对其有重大控制权的人（“重要控制人”）；（b）储存重要控制人登记册，以执法人员查阅。
公司的重要控制人包括：（a）须登记人士，即对该公司有重大控制权的自然人；及（b）须登记法律团体，即对该公司有重大控制权，并为该公司的股东的某公司。
2018年《公司（修订）条例》要求公司须以英文或中文储存重要控制人登记册，当中载有其重要控制人（包括须登记人士及须登记法律实体）的所须详情。登记册须储存于公司的注册办事处，或在香港的某指明地方。
公司须采取合理步骤，以确定其重要控制人。有关步骤包括检视公司的成员登记册、组织章程细则、股东协定或其他有关协定，以及向任何已知悉或有合理因由相信是（a）重要控制人的人士或（b）知道重要控制人身份的人士发出通知。通知的收件人须确认或提供（视乎情况而定）所要求有关重要控制人的详情。
须登记人士的所需详情，须于全部详情获取须登记人士提供或确定后7日内记入重要控制人登记册；而须登记法律实体的每项所需详情，须在公司得知该项详情后7日内记入登记册。
另外，公司须指定一名代表担任联络人（“指定代表”），以向执法人员提供与重要控制人登记册有关的资料和协助。公司的指定代表必须是该公司的股东、董事或雇员，而且必须是居于香港的自然人；公司亦可委任会计专业人士、法律专业人士或信托或公司服务持牌人为指定代表。指定代表的资料亦须记入重要控制人登记册。
如公司没有遵从规定储存重要控制人登记册，即属刑事罪行。该公司及其每名责任人可在定罪后各被处第4级罚款（即25,000元），及另每日各被处罚款700元。
*任何人士如符合下述5个条件中的1个或以上条件，即对公司有重大控制权：
- 1)该人直接或间接持有该公司25%以上的已发行股份；或如该公司没有股本，该人间接或直接持有分摊该公司的25%以上的资本或分享该公司25%以上的利润的权利；
- 2)该人直接或间接持有该公司25%以上的表决权；
- 3)该人直接或间接持有委任或罢免该公司董事局的过半数董事的权利；
- 4)该人有权利或实际上对该公司发挥或行使重大影响力或控制；
- 5)该人有权利或实际上对某信托或商号的活动发挥或行使重大影响力或控制，而该信托或商号并不是法人，但该信托的受托人或商号的成员，就该公司而言符合首4个条件中的任何1个条件。
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